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最难忘的订单--节点变数最多的订单
2022-09-20

客户简介:

美国夏威夷/销售渠道Amazon/仓库CA/主营餐厨类产品和韩国化妆品,自有设计和品牌,两款类目一些单品长期做到亚马逊同类产品第一

联系人:T 和 V, T为V的母亲,V 大概四十多岁,猜测T有七十岁左右餐厨公司为客人T建立并运营,V主管化妆品公司之前我做过V的采购代理,帮助他们采购一些产品,所以也比较熟悉。少了信任这个环节。

9月底发了封邮件给V,推荐了一款餐厨产品并说明了该款产品在美国市场上相比其它品牌公司同类产品的设计上、使用效果上的优点,并附上其它客人的该产品的详细验货报告

没多久收到回复“Hi Rudolf How much and moq? ”

根据客人关心的价格和MOQ我做了FOB价和EXW价,同时将固定MOQ调为最小的范围作为试单:500~1000.

10月2日客人回复:“This looks interesting. I think we can do 500 units. Do you have product factsheet, want to understand what’s the difference with this one and it’s competitors, why is this one better design?”

客人的试单量小于我预期,于是数量在邮件里面我没有再谈及,想先通过寄样品后客人看到了实物后再进一步谈数量(因为我预期是能至少做1000pc)

根据他邮件后半部分的问题我又做了详细PPT分析了美国市场上现有的同类产品和自身产品,从外观设计、包装、尺寸、价格等进行了详细的分析和对比并发给客人

后面就寄了样给他们测试。

10月13号客人收到样品回复

“Hi Received it. Very nice looking. Is this to hone or sharpen the edge?”

我也进行了回复,后面19号又收到一封关于价格的

“Did you get me pricing for smaller order of units?”

因为之前的报价是正常MOQ的报价,所以对于500pc当时没有报,只是先寄了样品

问题关键来了,是谈价格和订量的时候了,根据500pc当时说能接受做但没详细提及价格,

于是我询问了各家相关供应商500pc的费用,然后列了表说明每个材料价格变动多少,包括彩盒、内托、金属件等等。最后做个total cost 对比多了$0.71/pc

就这样发给V看,没有回复,后面间隔了1天,20号我又发了一封,建议客人提高数量到1000pc,从EXW条款入手,价格上面降低了一点点,同时从该产品的主要市场美国市场说明了下1000Pc对于在亚马逊来说完全没有问题的,而且低一点的价格可以更好的在亚马逊上面销售,同时1000pc的话可以相比500pc帮他节省了大约$350。

10月23号客人回复

“So the final cost with packaging retail box and black tray is $7.0 exw?”

我也进行了回复,至此数量和价格达到预期了,后面客人又问“What"s the lead time? ”

也都确定下来。

10月28号客人要求发invoice和包材。

10月29号,我发了包材和Invoice及箱唛设计。

到了这一步都算是顺利,后面的事情就开始出现各种变数了。

11月6号我又跟进了一封邮件,了解到他还有另外一家工厂有货,我算了下我这边的交期和他们那边的交期吻合,

而且间隔一周我没收到订金,但猜想他们应该关心交期赶圣诞销售,那时按照进度11月底就能完成并且和他们另一家工厂一起拼货出。所以我犯了个错误,以为比较熟悉了客人,就在没收到订金情况下进行了物料采购。

然后邮件催促客人付款订金并告知他们我们能够赶上他们另一家工厂的货一起出。

客人V没有回复,我猜想可能在设计彩盒,于是我跟进了一封提供额外包材设计帮助的信息邮件给他,从产品的目数,硬度,最便捷的使用说明等等,以便帮他们更快的完成包材设计。

变数1账户被关: 我11月10号偶然通过微信链接的公众号发现香港公司账户显示不正常,当时还有另外一个订单在处理,当时条款是LC 30天,但账户做不了LC,于是改为T/T 30,现在想想都庆幸。后面经核实发现账户被关闭,开始紧张了,于是打电话给香港查询,来来回回最终的答复是被关闭了,没给具体原因。

采取的方法:找了朋友的账户来收款,同时邮件和电话告知V账户被关闭,请不要付款原账户,用新的账户。V说了句shit,我们可能已经付款了,我问什么时候,他说昨天。于是让他尝试召回。同时联系香港询问被关闭的账户中途款项会怎么样,最后得知会自动退回。

就这样一直到了11月16号再一次追问订金情况,同时手记短信提醒他付款,V回复

“Designing the box now, And sending payment soon”

变数2:账号无法汇出款项:11月19号V的妈妈T纳入进来了,她安排的付款,她回复了下邮件,说我给那个账号他们那边没找到那个银行,款项也退回来了。

采取的方法:重新核实那个所给的那个银行是否有其它写法,有些银行系统里显示的全称和简称,会出现查找不到的情况,后面再次发邮件告知试下全称看看能不能找到,答复还是不行。

于是这时候想到西联,后面11月22号收到订金款,这时候距离计划的出货只有一周左右,还好物料提前有安排。心想赶得上拼货和他们圣诞节点。

变数3没按时设计包材:上面16号和之前一直催促的彩盒,客人说在Designing the box now. 那个彩盒其实很简单,基本上稍微做些说明放个LOGO变下色号就搞定了的,不明白为什么V要做这么久,于是11月21又短信过去问原因,V回复“Get the artwork can`t get done yet.My designer is still busy. Did your designer I can use at the factory”

采取的方法:我看到后心想,你可以早点说明情况,我这边完全可以帮你设计好彩盒发你确认和稍微修改。

于是,问明了颜色和板式风格后然后设计当天下午就做出来了发过去让V确认,中间修改了下内容,又重新设计修改发确认。

中间有个Thanksgiving又耽搁了几天,到完全确认发给供应商已经11月27了,按照计划27货都完成了,

但现在只能赶12月初,于是告知了客人最快的交期并联系另外一家供应商说明了延迟拼货。那时我想是不是客人都不急的,只有我在急。

变数4 客人要求分批走:这时我才知道,V的老妈T其实是很着急另外一家的货,我看了下亚马逊上面已经断货了,我前面邮件客人货预计的做好时间,询问是否需要和另一家货拼货走,因为他们彩盒设计提供太迟导致拖延到12月初,然后T回复了 (T是个七十左右的老人)

Please get the Electric shipped AS SOON AS POSDIBLE , only 504 each time qs in previous times. We can not take all 1008 in one shipment. And will not wait for the rod. Too late. Maybe 2nd shipment of sharpeners ok.

We will need them ASAP….(省略很多字)

采取方法:我看到要等到和另一家的第二批次才走,心想这肯定不行的按照合同货好后就及时走船,他们分批每次都需要4~5周才走另外一批,我的货做完就需要回收货款支付另外订单物料,所以我是不能接受这种安排的,于是邮件进行了说明

回复T

“It can be shipped in the 2nd shipment with your 2nd 504 electric one,But we need to get the balance once they are finished on around 10th.Next month to pay raw materials for other orders.” 可以等下一批次走,但是货做好时我需要拿到尾款。

11月29号收到T回复:

2) When and if rods are ready anytime in December, you can send together with the 2nd shipment of sharpeners . If not finished in early December, please do not wait for the rods but send the remainder sharpeners by themsrlves.

意思就是我的货下月初做完可以和他们的第二批次走,但没说时间。

我回复T

会在下月10号货完成时会做详细的验货报告PDF给她同时会发invoice给她付尾款。

这个都是EXW条款,硬是让他们做成了FOB,C&F 的附加服务,我成了这个额外服务提供者。

需要联系T的货代,协调另一家工厂出货,发送详细出货信息船信息给T。就这样另一家工厂的第一批次货就顺利出了。

变数5 周五节点临时空运:11月30 下午4点T 突然邮件说要求再空运100pc的另一家的货物过去,我知道他们等不急14天的船期赶销售,于是让我安排,那天已经是周五的四点半了,夏威夷晚上十点多,于是联系货代和另一家工厂,要求报价

“Hi Rudolf, Could you check if the forwarder can send by air about 100 pc (or whatever amount that is most efficient?) or is it by LD3? What is the cost? we just need about 100 or so first while waiting for the rest to come by ship.

Please check.”

这时邮件来回要确切的仓库地址和联系人时,等到T回复的时候已经五点半了,她的货代也下班了,工厂也下班了。于是我问了快递代理费用,报了UPS的经济快递过去。他们回复同意这样安排。

变数6未知的UPS爆仓:

4号工厂发给快递代理,5号发送,14号货物才到目的仓库,空运花了 9天。期间在路易斯维尔中转站呆了3天,

期间T一直追问为何这么贵还这么久。后面货代告知恰逢节点,UPS爆仓了。

采取的方法:对于T的抱怨,我客观分析了原因并比较了她的货代空运费用和时效及UPS快递费用和时效邮件给她,最后T还比较满意。因为假如再晚几天,第一批次的船ETA23号都到了,快递14号(周五)才到,要下周一17号才能进行操作发送到亚马逊仓库。

后面12月5号我邮件去和T再次确认我这边的货和另一家第二批次的货的货好和船期信息,T没回复,于是12月6号我又再次发了一封邮件去确认:

Please confirm the shipping information of the rest cargos as below schedule:

Rest 408 pcs sharpener + 1024 pcs rod will be arranged next week

around 10th.December as your requested.

The ETD will be on 18th.Dec.2018

The ETA will be on 1st.Jan.2019

当天收到T的回复:

“Thanks for emailing the shipping information of the next batch of sharpeners.

Ok to ship if your reservation of shipment is confirmed for those days.

Please let David know when shipment arrives.”

那就是得到T的允许了,于是我联系了另外一家工厂和货代告知出货情况让他们可以提前安排。

货代也安排了12月10号提货。

变数7 又不出货了:12月8号(周六)货好了,我做了详细的验货报告和invoice发给客人,并再次注明了出货日期和船期。

没想到第二天周日12月9号收到T的回复,我大吃一惊当时

We do not need them as yet. The 96 as well the 408 have not been received in David"s warehouse yet. Thus we do not want to have all 1008 of them here almost the same time. By the way, why the 96 pieces are not here yet, it has been a week! and we have paid quite a lot for air shipment.

We wanted the 2 sea shipments at least 3 to 4 weeks apart. Because the extra inventory in buyer"s warehouse is very expensive to pay…..(省略很多字)

采取的方法:我赶紧联系她们的货代,还好货代在线回复及时虽然是周日,问怎么办,她到底要干啥,出还是不出,预订的仓要不不要退,车要不要取消。我当时纠结了下,出货是T确认了的,这个节点明天早上要来提货了你说取消不出。然后我做了个决定,这是生意不能出尔反尔,他们不接也得接,于是让货代一切照常,同时提取邮件记录回复T说明这是她自己确认过的,现在不能取消。

就这样,货又走了。

变数8:西联又不能汇款了: 又到了尾款时候了,本来是EXW条款硬被T老人家做成她自己的条款,

新开的香港账户还没下来,所以尾款也是打算用西联收,也是追了一周,期间也给T和V邮件和短信,12月12号得到很痛快的答复:

“we can definitely pay you before ship”

然后在12月14号V电话过来说明了情况,他们那边的西联不给汇超过3千的款,问了很多问题他们回答不了。

采取方法:找了一个新的账号来接收,当天就发过去了。

期间考虑到T老人家可能记忆力不太好,而且订单下单也没有提前,导致几款产品在亚马逊的店都断货,同时计划的也不好,分批和这次空运原本都是空运避免的。对于我来说也很耗费精力,EXW本来是最轻松的,硬是被不断的邮件轰炸和协调各方弄得有点累了。

采取的方法:我依照他们几款货物,制定了详细的订单时间表,从每款的MOQ,货期,订舱时间,船期,航程,清关,付款时间等等等,从三个方面客人本身,供应商,货代做了详细表格,每个流程时间花费多少天,倒推他们下单的时间需要至少提前多少天,这样就即节省时间和精力还不会担心出差错。

错误的操作:

1- 自身没有严格按照贸易条款来,虽然和客人比较熟悉也知道他们信誉还好,但是在没有收到订金情况下安排物料让自己处于非常被动的境地;

2-EXW没收到款情况下出了货,反省点和第一条一样。

改进:后续严格验证流程和贸易规则来,别轻易去触碰这些规则底线避免风险。如您使用平板,请横屏查看更多精彩内容

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